Přidání nového zákazníka

Přidání nového zákazníka způsobí zanesení klientových dat do evidence fakturačního systému CUST. Zaevidování zákazníka je výchozí pro další akce s ním spojené – přidání služby, vytvoření nabídky či smlouvy, faktury, atp.

Po kliknutí na ikonku (viz. Přehled zákazníka) se v novém okně otevře formulář pro zadání dat. Zde se vyplňují fakturační a korespondenční kontakty a ostatní údaje o zákazníkovi.

Fakturační kontakt

Tyto vyplněné údaje budou uvedeny v hlavičce faktury.

• Firma
  Zadává oficiální jméno instituce. Kolonka musí být vyplněna – pokud je zákazníkem soukromá osoba, vypíše se zde její jméno, které se ale již nevypisuje do pole Osoba, aby nedošlo ke zdvojenému záznamu.

• Osoba
  Vyplní se jméno fyzické osoby, jejíž jméno má být uvedeno společně s názvem firmy ve hlavičce faktury, nebo je možnost zde uvést např. oddělení firmy (např. marketing), jež bude taktéž uvedeno v hlavičce faktury.

• Adresa
  Vypisuje se ulice s číslem popisným.

• Město
  Políčko pro vyplnění města má dvě části, do první se zadává poštovní směrovací číslo, do druhé město či obec.

• Země
  Vybírá se z roletkového seznamu. Volba země je potřebná i pro správné účtování poštovného – viz. Korespondenční kontakt.

Korespondenční kontakt

Korespondenční kontakt slouží pro poštovní účely. Pokud se korespondenční kontakt neliší od fakturačního, není potřebné ho zadávat – načte se automaticky po uložení.

Vyplní se korespondenční adresa dle stejných podmínek jako Fakturační adresa.

• Účtovat poštovné
  Políčko se zaškrtne, pouze pokud se požaduje přičíst k sumě uvedené na faktuře hodnotu poštovného. Výše poštovného se blíže upravuje v Nastavení.

Informace o zákazníkovi

Uvádějí se bližší informace vztahující se ke kontaktní osobě, jež zastupuje danou společnost, jako je jméno, telefon, mobil, fax, email, datum narození (ve tvaru rok – měsíc – den) a rodné číslo.

• Textové pole poznámek
  Zde je možné uvést ostatní upřesňující a specifické informace – totožné údaje se automaticky objeví i v přehledu zákazníka – viz. Přehled zákazníka.
• VIP
  Při označení zákazníka jako VIP, nebudou zákazníkovi v případě neplacení pohledávek deaktivovány služby, které využívá.

Fakturační údaje

Kolonky slouží pro nastavení fakturace a její správný chod.

• IČ
  Vpisuje se IČ zákazníka, které bude uvedeno na faktuře. Jeho správnost lze po vyplnění a uložení zpětně ověřit – viz. Přehled zákazníka.

• DIČ
  Vypisuje se DIČ zákazníka, jež bude uvedeno na faktuře. Správnost lze po uložení ověřit, viz. Přehled zákazníka.

• Číslo účtu
  Zadá se číslo účtu zákazníka, ze kterého se faktura bude platit, což umožní správné spárování platby, u které například nebude uveden variabilní symbol, ale bude prokazatelné, z jakého účtu přišla, a proto bude snazší ji spárovat s příslušnou fakturou (viz. Fakturace).

• Banka
  Banka, u níž je veden zákazníkův účet se vybírá z roletkového seznamu (definice a správa bank v Nastavení).

• Fakturační email
  Tento email je nutné vyplnit, i když souhlasí s kontaktním emailem – na tento email se bude zasílat faktura v případě elektronické fakturace. Pokud se elektronická faktura bude zasílat na více emailů zároveň, bude oddělovacím znaménkem mezi jednotlivými emaily středník.

• Jazyk faktury
  Z roletkové lišty se vybere jazyk, ve kterém bude faktura tvořena – na výběr je čeština a angličtina, možnost dalšího jazyka je individuální.

• Měna
  Z lišty se vybere měna, ve které se bude udávat fakturovaná částka. Zároveň se v této měně bude počítat i případná provize zaměstnanců ze služeb odebíraných zákazníkem (viz. Provize).

• Splatnost
  Vypisuje se číslo – kolik dní se na faktuře bude udávat limit na splatnost. Tento údaj je výchozím a může se pozměnit při ruční tvorbě faktury.
  

• Způsob úhrady
  Zvolí výchozí způsob úhrady faktury – na výběr je hotově, složenkou, paypal/kreditní kartou či bezhotovostním převodem. Způsob úhrady jde opět individuálně pozměnit v ručním vystavování faktury.
  

• Rekapitulace stavu účtu na faktuře
  Umožňuje nastavit zda se má na vystavených fakturách zákazníkovi rekapitulovat celkový stav jeho účtu a případných přeplatků/nedoplatků z předchozích faktur. Výchozí stav je, že zákazník na faktuře tuto rekapitulaci má a na faktuře se obejvuje řádek "Předchozí stav účtu" obsahující částku přeplatku/nedoplatku a v kolonce K úhradě je tento stav zohledněn. Pokud se u zákazníka vypne rekapitulace, nebude se předchozí stav úhrady faktur zákazníka na vystavených fakturách nijak zobrazovat.

• Zpětná fakturace
  Pokud se bude faktura vystavovat zpětně, tzn. až na začátku dalšího fakturačního období po zprovoznění služeb či dodání zboží, zaškrtne se políčko zpětná fakturace. Pokud bude faktura vystavována předem, tzn. současně s dodáním zboží či se zahájením fakturované služby, políčko se nechá neoznačené. Názorné vysvětlení použití v Příkladech.

• Typ fakturace
  Na výběr je první den v měsíci, či proměnný den. Pokud se zvolí první den v měsíci, bude se faktura vystavovat první den v měsíci bez ohledu na to, že fakturované služby byly zahájeny jiný den než první v měsíci. V případě, že se zvolí proměnný den, bude se faktura vystavovat vždy v den v měsíci, kdy byla zahájena fakturovaná služba či pravidelně dodáno zboží. Názorné vysvětlení použití v Příkladech.

• Záloha
  Toto pole se aktualizuje až po zanesení klienta do databáze. Pokud od zákazníka vznikne přeplatek, projeví se tato skutečnost jako kladná hodnota v kolonce Záloha. Pokud se zákazník stane dlužníkem, bude se pole zobrazovat jako dluh se zápornou číselnou hodnotou.

• Účet pro platby
  Z roletkového seznamu se zvolí účet společnosti provozující fakturační systém CUST, na který má být klientem uhrazena výše faktury. Čísla možných účtů se upravují v Profilu.

• Středisko
  Z roletkové lišty se vybírá, k jakému fakturačnímu středisku daný zákazník náleží. Automaticky vystavované faktury pro vytvářeného zákazníka, budou řazeny ke zvolenému středisku. Při manuálním vystavování faktury bude zvolené středisko přednastavené, ale bude je možné výběrem z lišty změnit. Výběr fakturačního střediska se dále projeví v reportech a samozřejmě v exportu.

• Obchodník
  Z roletkové lišty se vybírá obchodník, kterému budou přiřazovány provize ze všech vystavených faktur.